En esta entrada te voy a explicar por qué utilizo un gestor de tareas para organizarme.
La era de los gestores de tareas
Un gestor de tareas es algo tan simple como una lista de actividades a realizar que se tienen que ir tachando. Alcanza con un lápiz y un papel, pero los extremistas de la productividad han encontrado la forma de explotar este concepto al máximo.
Algo que puede ser tan simple como agendar y luego marcar que se hizo una tarea esconde detrás todo un mundo de posibilidades.
Las precursoras de los gestores de tareas fueron las agendas en papel, que al día de hoy siguen siendo utilizadas. Incluso, actualmente hay un revival con influencias hipster de este tipo de formas de organización. Desde pequeños Moleskines hasta métodos más sofisticados como el Bullet Journal.
En cuanto a aplicaciones la más importante a destacar fue Wunderlist, que posteriormente fue comprada y arruinada por Microsoft. Pasé mucho tiempo utilizando Wunderlist hasta que tuve que abandonarla de forma forzosa.
En la búsqueda de una nueva app encontré Todoist, que es la que utilizo actualmente y con la que me siento más cómodo. En otro artículo te contaré sobre Todoist en concreto.
Ahora sí, pasemos al motivo por el cual uso un gestor de tareas.
Por qué uso un gestor de tareas
Como te conté antes, los gestores de tareas consisten en anotar tareas que hay que realizar, ponerles fecha y luego marcarlas como hechas. Son recordatorios de actividades que tenemos que hacer.
El motivo por el que uso esto es porque no quiero olvidarme de nada y porque comulgo con gran parte de la metodología GTD.
Si no conocés la metodología GTD, te cuento que es un sistema de organización de productividad personal creado por David Allen, quien sentó las bases en su libro Organízate con Eficacia.
El sistema GTD define una serie de reglas a seguir, que no te voy a explicar aquí, pero que tienen un objetivo concreto que en mi opinión es revelador.
Según David Allen, la mente tiene que estar completamente despejada de recordatorios y de lo que hay que hacer. En vez de almacenar eso, debe concentrarse en las tareas y actividades propiamente. Es por eso que es fundamental volcar todos los pendientes a una lista.
Esta es la razón fundamental por la que elijo utilizar un gestor de tareas. Mi mente tiene que estar concentrada exclusivamente en las tareas a realizar. Todo el resto, se vuelca en un gestor de tareas, que en mi caso es Todoist.
El gestor de tareas en el día a día
En lo cotidiano, cuando encuentro una tarea a realizar, la anoto en Todoist, a veces estando frente a la computadora y otras veces directamente desde el teléfono celular.
Con Todoist puedo elegir a qué categoría de actividades pertenece la tarea. Tengo muchas categorías definidas, algunas personales, otras laborales y de otros ámbitos. También puedo definir la prioridad y en qué fecha realizarla. Además, puedo configurar tareas repetitivas que se tienen que hacer todos los días, una vez por semana, una vez por mes o la reiteración que necesite.
Luego, cada día que comienza reviso las tareas que tengo que hacer y… ¡Simplemente las hago! No me preocupo por nada más.
Eso es todo. Espero que este artículo te haya orientado en cuanto a qué son y para qué pueden servirte los gestores de tareas. Para mí son fundamentales y te recomiendo que comiences a usarlos.
¡Hasta la próxima!