En este artículo te voy a contar por qué es tan importante preparar las reuniones con los clientes y algunos tips para hacerlo. Pero primero te quiero contar la historia que me llevó a darme cuenta que era necesario preparar cada encuentro con un cliente.
Me pasó en una reunión con representantes de una importante firma. En ese momento yo era el líder técnico del proyecto y tenía poco contacto con el cliente.
La idea de la reunión era hacer una breve presentación sobre el sistema que estábamos desarrollando. Mostrar cómo era la interfaz gráfica y qué funcionalidades básicas tenía. Explicar también de qué forma los usuarios iban a acceder y cómo lo iban a usar en el día a día.
Si bien había liderado al equipo de desarrollo y entendía mucho a nivel técnico cómo estaba hecho todo por dentro, no había pasado suficiente tiempo usando el sistema. Así que ante la inocente pregunta de “¿Y esto para qué sirve?” que me hizo uno de los presentes en la reunión señalándome un ícono en particular, quedé sin respuestas.
No tenía idea de para qué servía esa opción.
La elegante forma que encontré para salir de esa situación fue cerrar los ojos y hacer click en el ícono. La función del mismo se reveló. Me limité a explicar lo que había ocurrido, que no recuerdo puntualmente qué fue.
A ese momento feo le siguieron algunas preguntas por parte del cliente cuya respuesta no tenía muy en claro. Vacilé, tartamudeé, y en algunas ocasiones respondí erróneamente.
La reunión me agarró mal parado. Mal preparado. Mi jefa y mentora presenció la situación riéndose por dentro y me dejó experimentar ese feo momento.
La lección había sido aprendida: las reuniones hay que prepararlas. Y de eso se trata este artículo.
Una reunión es un encuentro entre distintas partes para tratar uno o varios temas particulares. Para estar a la altura de la reunión tenés que estar preparado. A continuación, una serie de consejos que he adquirido a lo largo de mi carrera profesional.
Contenido
Preguntarse quiénes estarán en la reunión
Antes de ir a una reunión tenés que saber en mayor o menor medida quiénes estarán presentes. No es lo mismo que estén allí los representantes de una empresa que los dueños. No es lo mismo una línea media que una gerencial.
De la misma forma, no es lo mismo que haya personas de un área técnica que de un área no técnica. Esto te dará una idea el lenguaje que tendrás que usar al comunicarte.
Es importante entender que en una reunión no sólo estás presentando una idea, relevando datos o mostrando un desarrollo. Además de hacer eso, te estás presentando como profesional.
En base a saber quiénes estarán también podrás saber el tono y el margen de error que tenés. Esto quizás ya dependa de las personalidades de los involucrados, más allá del puesto que ocupen.
Por lo tanto, tenés que tener en cuenta con quién te vas a reunir para entender el peso de la reunión. Porque esta junta puede conseguirte este trabajo, pero también el próximo.
El termómetro
Hay reuniones distendidas a las cuales irás con pocas expectativas. Otras quizás estén más vinculadas a una venta y puede haber más ansiedad porque sabés que estás compitiendo. Están las reuniones de presentación, las de relevamiento y algunos otros tipos más.
Otra dimensión lo da el termómetro de la reunión. Hay reuniones tranquilas y otras que podés llamarlas calientes, sin ningún tipo de tapujos. Reuniones donde el cliente o alguna de las partes involucradas está enojada por algo en particular.
Si esto es así, en la preparación de la reunión tendrás que pensar qué responder y de qué forma reaccionar ante posibles preguntas o situaciones incómodas que se puedan llegar a dar.
¿Qué llevar a la reunión?
Mínimo un cuaderno y algo para anotar. Siempre hay que tener estos elementos básicos. No importa el tipo de reunión a la que asistas.
Aunque te guste lo digital, siempre hay que llevar un backup de papel y lapicera. Nunca sabés si vas a tener batería y tenés que estar preparado para cualquier tipo de contingencia inesperada.
Luego, todo tendrá que ver con qué tipo de reunión es. ¿Es una presentación?Entonces tendrás que llevar todos los elementos que sean necesarios.
Generalmente cuando tenés que hacer una presentación necesitás una laptop, un proyector y adaptadores de todo tipo. No olvides disponer de todos los archivos necesarios para que llegado el momento esté todo listo.
Pruebas intensivas
Si lo que vas a hacer es una presentación de un sistema que desarrollaste, obviamente tendrás que probarlo antes. Pero no basta con una prueba por encima. Tenés que someterlo a rigurosos tests, especialmente de las funcionalidades más básicas.
Una cosa es que el cliente pregunte por una funcionalidad no desarrollada o que esté en etapa experimental y que al intentar mostrarla, falle. Otra muy distinta es que algo básico de la aplicación que vos mismo decidís mostrar, no funcione.
Tenés que tener la certeza absoluta de que lo que vas a mostrar funciona correctamente.
Plantillas y listas de control
Tanto para los elementos como para situaciones que se puedan dar lo ideal es con el tiempo armar una lista de control, un diagrama o una plantilla.
Las listas de control quizás son mejores con elementos que no pueden faltar en el momento de la reunión.
En el caso de los relevamientos las plantillas son excelentes, puesto que suelen repetirse consultas en este tipo de reuniones. Podés tener una plantilla para cada tipo de relevamiento que hagas.
Repasá toda la documentación previa
Siempre debés acudir a la reunión estando al tanto de absolutamente todo lo vinculado con el proyecto.
Esto significa que tenés que leer y revisar todos los documentos vinculados. También debés chequear los correos electrónicos que las partes hayan intercambiado.
Tené siempre presente los pendientes actuales del proyecto que muchas veces se desprenden de estos mails.
Concluyendo
En síntesis, lo que me interesa que te quede de este artículo es que no tenés que ir sin preparación a una reunión, sea el tipo de reunión que sea.
Siempre debés estar listo y a la altura de las circunstancias para que de esta forma nunca quedes mal parado y te muestres como un verdadero profesional.
Espero que este artículo te haya gustado. Si es así, compartilo con otros programadores freelancers y con freelancerse en general.
Gracias por tomarte el tiempo de leerme.
¡Hasta la próxima!