Cómo crear propuestas comerciales profesionales que se destaquen

En este artículo te voy a contar cómo crear propuestas comerciales que luzcan profesionales y que se destaquen. Pondré el foco en la estructura que deben tener y luego te voy a contar sobre una herramienta que utilizo que me permite generar propuestas comerciales con diseño profesional.

Esta entrada tiene relación con dos artículos que escribí antes. Te recomiendo que los leas:

• Cómo presupuestar un proyecto de precio fijo
• Cómo presupuestar un proyecto de mantenimiento para desarrollo web

Un nuevo cliente, una nueva propuesta

Te pasaron un contacto y tuviste una reunión presencial o virtual con tu potencial cliente. Acordaron en que le pasarás en unos días un presupuesto y la descripción de la solución que diseñes para el problema en cuestión.

Ese documento que primero llamé presupuesto es en realidad una propuesta comercial. Allí, no sólo vas a pasar el número final, sino también tu visión sobre el proyecto y tu única y original solución.

Lo primero y más lógico que seguramente estarás tentado a hacer es abrir el Word (o el Writer, si usás Linux como yo) o Google Drive y crearás un nuevo documento de texto, quizás con alguna plantilla especial que encuentres por ahí o que ya tengas hechas de proyectos anteriores. Luego, la modificarás para adaptarla al nuevo proyecto. Finalmente, la descargarás para obtener un PDF.

Esta idea no está mal, pero lo que te quiero contar en este artículo es que es posible hacer esto mejor. Hay herramientas que te permiten generar documentos en PDF con diseño profesional y están al alcance de la mano.

Pero antes de entrar con la herramienta que te quiero presentar, vamos a ver un poco la estructura de la propuesta comercial.

La estructura de la propuesta comercial

Más allá del diseño, un documento como el que estoy describiendo tiene que tener algunos elementos puntuales. Estos suelen ser los siguientes:

Carátula

Una primera página donde se indique qué es el documento en sí mismo. Luego, tu nombre, el nombre del cliente, el proyecto sobre el cuál trata el documento y la fecha. Puede haber otros datos adicionales si los considerás necesarios.

Índice

Aunque haya pocas páginas en el documento, es necesario introducir un índice para que se pueda conocer la estructura de la propuesta. No hace falta que el índice describa cada uno de los subtítulos de la propuesta, pero sí que indique dónde comienzan las principales secciones.

Presentación

Aunque hayas estado en una reunión con tu cliente y le hayas contado algo acerca tuyo, es probable que no te conozca. Por eso es bueno incluir una sección con una presentación sobre vos y tu trabajo.

No hace falta escribir una larga biografía. Simplemente hay que incluir tus estudios, la experiencia que hayas ganado, el hecho de haber trabajado para clientes importantes. También podés agregar tus logros y reconocimientos.

Modo de trabajo

A continuación, a mí me gusta incluir el modo de trabajo que llevo adelante en los proyectos. En mi caso, intento transmitir en palabras la metodología Scrum que suelo implementar. Sin embargo, debo decir que últimamente he modificado mucho esta sección de mis propuestas comerciales para que sean lo más genéricas posibles.

Mi consejo aquí es que expliques con tus palabras cómo trabajás. No importa la metodología que uses.

La idea detrás de esto es que el cliente tenga claro cómo vas a ir construyendo a solución al problema para que no te llame cada dos minutos para ver si ya terminaste.

Propuesta propiamente

En esta sección tenés que explicar en detalle qué es lo que vas a hacer. Te recomiendo no entrar en demasiados tecnicisimos porque los clientes no entienden.

Luego de describir lo que vas a realizar, no te olvides de incluir lo que se incluye en esa propuesta y también lo que NO se incluye.

Esta sección puede ser extensa si el proyecto es largo. Si tiene muchas etapas, entonces es buena idea dividir el documento en esas etapas. En este caso sería conveniente agregar estas divisiones en el índice.

Precio final y cronograma

Sobre el final, hay que incluir el precio final que vas a cobrar. Aquí también podés agregar formas y medios de pago. Si es necesario, podés agregar un cronograma. Pero de hacerlo, hacé que sea relativo a algún acontecimiento. Por ejemplo, poner el inicio del proyecto a partir de aprobado el presupuesto.

Aclaraciones, términos y condiciones

De existir y necesitar algún texto legal, lo mejor es incluirlo al final de todo el documento. Estos textos, en general, son bastante extensos, así que lo recomendable es achicar el tamaño de la letra un poco para evitar que el documento se haga demasiado largo.

Visme, mi herramienta secreta

Durante años armé las propuestas comerciales usando Google Drive, hasta que descubrí Visme.

Visme es una herramienta online que permite generar gráficos para la web y también documentos descargables en formato PDF. Posee una librería de plantillas diseñadas profesionalmente para todo tipo de trabajos. Además, se conecta directamente con banco de imágenes e incluye gráficos vectoriales y formas.

Crear una propuesta comercial con Visme es super sencillo. Basta con crear un documento y seleccionar Propuestas.

Allí te aparecerán muchas plantillas para elegir. Podés usar la que más te guste.

Luego, por dentro, encontrarás que cada una de las páginas del documento tiene un diseño particular. Un índice, páginas de texto, páginas con tablas, etc. Podrás utilizarlas de base y modificarlas sutilmente para incluir tu contenido.

Una aclaración más que importante: si la plantilla que seleccionaste no tiene los colores que te gustan, podés cambiar el tema entre varios colores distintos. Al hacerlo, automáticamente el documento pasará a tener la combinación de colores que prefieras. No tendrás que hacer nada más.

Visme incorpora herramientas de edición para modificar texto y formas. Es posible agregar y formatear texto, imágenes y gráficos vectoriales.

El plan Standard de Visme tiene un precio de US$ 14 por mes (pago anual, US$ 25) y te permite acceder a todas las plantilas, descargar los documentos como PDF. Podés crear hasta 15 proyectos al mismo tiempo y almacenar hasta 250 MB.

En mi caso, también uso Visme para generar gráficos para redes sociales y algunos otros documentos. Por eso uso el plan Complete que es de US$ 39 anual.

Te recomiendo crear una cuenta gratuita en Visme y probar la herramienta. Si bien tendrás muchas limitaciones, podrás ver cómo es por dentro, cómo son las plantillas y el modo edición, sumado a todos los recursos que trae.

Puede que Visme te resulte caro para un único proyecto. Podés compartirlo con otro profesional que esté en tus mismas condiciones. Si no, tenés otras muchas herramientas en internet. Es cuestión de explorar y probar.

Concluyendo

La idea de este artículo es que si no venías creando documentos de propuestas comerciales, comiences a hacerlo.

Y si ya lo hacías pero con herramientas como Word o Google Drive, la idea es que conozcas que hay otras herramientas mejores que pueden generar documentos super profesionales.

Creando propuestas comerciales profesionales podrás distinguirte del resto y sumar puntos con tu cliente o potencial cliente.