10 motivos para medir el tiempo de trabajo

En este artículo te voy a exponer 10 motivos por los cuales me parece importante medir el tiempo de trabajo con precisión. Me refiero al tiempo en el que estoy trabajando en un proyecto de forma independiente como freelancer.

No es una obsesión

Cuando le cuento a colegas cómo mido el tiempo de trabajo algunos piensan que soy un obsesivo y que no tiene sentido prestar atención en ese sentido, al menos no con tanta precisión.

Pero se equivocan. Medir el tiempo de trabajo de forma precisa, con herramientas que llegan al segundo, no es para nada una obsesión. Es para mí una forma de saber cómo estoy invirtiendo mi tiempo.

El objetivo final de medir el tiempo de trabajo es trabajar de forma eficiente para, bueno… no tener que trabajar tanto.

Herramientas para medir el tiempo de trabajo

No me quiero meter mucho en este tema sobre qué herramientas uso porque le voy a dedicar más espacio en el futuro. Pero actualmente estoy utiliando Toggl y me parece más que adecuada para la tarea.

Si trabajás con tecnología Apple vas a encontrar una app que se llama Hours y que cumple la misma función que Toggl.

Estas dos no son las únicas. Hay muchas más como estas. También siempre está la posibilidad de utilizar una planilla de cálculo. En el fondo, no importa qué herramientas uses siempre y cuando tengas el control de tu tiempo.

Ahora sí, pasemos a lo importante. Los motivos por los cuales considero importante medir el tiempo de trabajo de forma precisa.

Por qué medir el tiempo de trabajo

1. Identificar si realmente estoy trabajando

A veces da la sensación de que estoy trabajando. Es decir, arranco temprano a la mañana y termino a las 8 de la noche. Entonces, miro la hora que es, la comparo con la de comienzo y digo «‘¡Cuánto que trabajé hoy!».

Pero, ¿realmente aproveché bien esas horas?

Bueno, cuando comencé a medir el tiempo de trabajo descubrí que a veces de 8 horas, solo tenía 2 de productividad. En otras palabras, la franja laboral me ocupaba 8 horas, pero de esas horas sólo 2 realmente estaba trabajando.

¿Qué hacía el resto de las horas? Generalmente era interrumpido o realizaba tareas que no tenían que ver con lo laboral. Y a veces simplemente me quedaba perdiendo el tiempo mirando un link que me pasaron o un video en YouTube.

Ahora, cuando activo el reloj con Toggl para que empiece a correr, lo único que hago es trabajar. Cuando tengo una interrupción o incluso cuando quiero ver algo que no tiene que ver con lo laboral, paro el reloj. Luego le vuelvo a dar para adelante cuando retomo. De esta forma, tengo la precisión de cuánto estoy trabajando realmente.

Lo mejor de hacer esto es que puedo ir viendo en tiempo real cuántas horas he trabajado en el día. De esta forma puedo ver si vengo bien o si me tengo que poner las pilas y dejar de perder el tiempo.

2. Apuntar a comprimir el tiempo de trabajo en periodos continuos

Las interrupciones son un flagelo para los trabajadores en general y más para los que lo hacen de forma independiente. El tiempo que pasás sin trabajar haciendo algo realmente productivo no te lo paga nadie.

Comenzar a hacer algo, interrumpirse y volver a la tarea puede ser bastante complicado y frustrante. Lo mejor es trabajar en periodos continuos de trabajo.

Lo ideal es trabajar en periodos de concentración ininterrumpida de aproximadamente 40 minutos.

El problema es que cuando estás trabajando no percibís las interrupciones. Ahora, si estás midiendo el tiempo de trabajo entonces empezarás a notar que se te acumulan pequeños periodos de apenas minutos que no suman demasiado.

Una vez identificado esto, será fácil mirar cómo va el reloj de la herramienta que uses para decidir si interrumpir la actividad o no cuando aparece otra tarea que requiere tu atención.

¿Lleva apenas 5 minutos este bloque de trabajo? Entonces no se puede interrumpir todavía. ¿Ya van 40 minutos? Entonces se puede hacer una pausa para atender otro tema.

3. Detectar interrupciones y distractores

Como un complemento del punto anterior, al tomar conciencia de cómo afectan las interrupciones, también te empezás a dar cuenta de qué cosas son las que te interrumpen o te distraen.

Una buena manera de identificar estos distractores es anotándolos y ver cuáles se repiten más. Una vez que los tengas bien identificados y sepas cuáles son los que más te perjudican, podés armar un plan para contenerlos de alguna forma.

Por ejemplo, si detectás que el teléfono celular te distrae, una posible solución es sacarlo de la habitación donde estás trabajando. Si es la televisión, podés apagarla, desconectarla o también, retirarla de donde esté.

De esta forma, irás perfeccionando tu forma de trabajar y haciéndola más eficiente.

4. Aumentar la concentración

En la película Halcón (Over the Top, 1987), Sylvester Stallone interpretaba a un camionero que competía en torneos de pulseadas (vencidas, les dicen en otros países). Un personaje poco conocido del actor que se hizo famoso por interpretar a Rocky y a Rambo.

En Halcón, el humilde personaje llamado Lincoln Hawk llevaba una gorra todo el tiempo. Él decía que en el momento de competir la llevaba hacia atrás y que eso era como un interruptor que lo hacía concentrarse de forma completa en un solo objetivo: derrotar a los rivales.

Algo similar me pasa cuando pongo a correr el cronómetro de Toggl. Una vez que empieza a contar, me concentro de lleno en la tarea que tengo que hacer. El mundo deja de existir y soy yo con la tarea a realizar.

Por eso mismo es tan importante utilizar algún tipo de herramienta que tenga un contador. Una planilla de cálculo no serviría en este caso. La motivación producto de ver corriendo el reloj es fundamental.

5. Identificar en qué se está dedicando el tiempo

Una de las ventajas de medir el tiempo de trabajo es que se puede clasificar cada minuto trabajado. De esta forma es posible saber a qué cliente y a qué proyecto se le dedicó ese bloque de tiempo y qué tipo de actividad se realizó.

Tener identificado y bien clasificado el tiempo de trabajo me permite saber a qué cliente le estoy dedicando más tiempo y a qué proyecto. También conocer, por ejemplo, si estoy dedicando más tiempo a testear que a programar.

Toda esta información la utilizo para forzarme a dedicar tiempo a lo que realmente me rinde.

6. Definir qué actividades tercerizar

Cuando comencé a trabajar de forma independiente hacía absolutamente todo. Desde el análisis, el diseño de datos, diseño gráfico, la programación, el testing y también la parte administrativa.

Pero con el tiempo, pude de alguna forma tercerizar algunas actividades en particular. Especialmente el testing y el diseño gráfico.

Logré identificar que estas dos tareas me estaban insumiendo mucho gracias a que mido el tiempo de trabajo y clasifico las horas por tipo de actividad.

Esa es una gran ventaja de medir el tiempo de trabajo. Obviamente uno no va a tercerizar aquello que domina y que es lo que vende, pero se puede hacer con cualquier otra actividad.

En mi caso no tercerizaría la programación. Pero incluso si lo pienso un poco, sería posible. ¿Por qué? Porque podría querer tercerizar la programación en alguna tecnología que no domino o en la que no me gusta trabajar. Para ello solamente debería crear un tag o una categoría en Toggl con la tecnología en cuestión y luego ir viendo con el correr de las semanas cuánto tiempo le estoy dedicando.

Si paso demasiado tiempo trabajando en esa tecnología, entonces podría ser buena idea tercerizarla. Si no, entonces mejor seguir manejándolo por mi cuenta. Al menos por ahora.

7. Presupuestar por hora y de forma diferenciada

Si cobrás por hora, medir el tiempo de trabajo te va a permitir a fin de mes sacar la cuenta de forma fácil de cuántas horas pasarle a tu cliente. Así lo hago yo en estos momentos.

Lo ideal en este caso es tener clasificadas las tareas. Por ejemplo, yo tengo desarrollo, análisis, testing, mantenimiento y otras más. Cada una de estas horas tiene un precio diferente. Naturalmente, la hora de análisis es más cara que la hora de desarrollo.

Cada tipo de tarea tiene un precio diferente. Medir el tiempo de trabajo con las horas clasificadas por tipo te permite calcular con facilidad cuánto facturar.

Aquí, utilizar una herramienta automática que haga los cálculos de forma rápida es vital. Si no, a fin de mes o del periodo facturable, hay que estar con la calculadora tratando de sumar horas y multiplicando por el tipo de hora. Algo que te va a terminar frustrando y te va a llevar erróneamente a cobrar todas tus horas al mismo precio.

Y esto último es medio peligroso porque te podría llevar a hacer tareas más costosas a un precio de hora promedio más bajo que el que debería ser. Por ejemplo, pasarte haciendo trabajo de análisis o de desarrollo en una tecnología más cara, a un precio hora inferior al que correspondería.

8. Obtener estadísticas y reportes

Uno de los aspectos que más me gusta de las herramientas para medir el tiempo de trabajo es que permite generar estadísticas, incluyendo bonitos gráficos. De esta forma, puedo ver cuánto estoy trabajando y a qué le estoy dedicando tiempo.

Toda esta información, que generalmente me es más útil cuando se acumulan meses, me sirven para tomar decisiones. Puedo decidir si un proyecto me está siendo rentable o no, o puedo evaluar si un cliente en particular me está consumiendo demasiado tiempo.

Otra función interesante es la posibilidad de exportar estos datos a formato CSV ó PDF. Este último es genial cuando trabajo por hora porque me permite enviar un reporte detallado al cliente de cómo estoy invirtiendo el tiempo de trabajo.

Obviamente que es necesario aquí utilizar alguna herramienta como Toggl o Hours, pero también es posible armarse una planilla de cálculo personalizada y obtener información valiosa y más personalizada.

9. Fijar un mínimo de horas de trabajo diario

Esta es una gran ventaja de poder medir con precisión el tiempo de trabajo. Fijar un mínimo de horas me permite asegurarme de estar dedicando un tiempo concreto de trabajo a los distintos proyectos.

En mi caso, por ejemplo, pongo un tope mínimo de 4 horas netas. Esto significa que el contador acumulado del día no puede quedar nunca por debajo de esas 4 horas. Puede parecer poco, pero cuando hablamos de tiempo neto, es bastante.

También se puede fijar un mínimo de horas o minutos por proyecto. Es una excelente forma de distribuir el esfuerzo de trabajo de forma pareja entre los distintos clientes.

10. Fijar un tope de horas de trabajo

A veces el trabajo hay que terminarlo porque hay que entregarlo o porque hay que resolver un problema. Esas ocasiones quedan afuera de este punto. Para el resto de las veces, es bueno tener una cantidad tope de horas de trabajo diario.

Trabajar de más no es bueno. Terminar con la cabeza quemada te traerá problemas de salud y tus entregas tendrán menor calidad.

Trabajar de más no es bueno. Lo único que provoca es que te quemes la cabeza. En vez de trabajar muchas horas por día, hay que trabajar de forma eficiente. Bueno, como te conté al principio, para eso es que se mide el tiempo de trabajo.

En mi caso, el tiempo tope es de 7 horas netas. Por ningún motivo tengo que pasarme de esa cantidad de horas por día, a excepción de que tenga que resolver un problema o esté muy cerca de una entrega.

Hasta aquí los motivos por los cuales mido el tiempo de trabajo. Espero que este artículo te motive a comenzar a hacerlo si aún no lo hacés. Te aseguro que es algo útil y, si bien se necesita de un poco de autodisciplina, cualquier persona puede implementar.

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¡Gracias por leerme! ¡Hasta la próxima entrada!