En este artículo lo voy a tratar de usted, porque el que nos compete es un tema formal y serio.
Quizás usted sea muy bueno en lo que hace. Una renombrada eminencia en su área de especialización.
Pero al enviar un correo electrónico desnuda todas sus miserias y carencias culturales.
Por eso, en este pequeño artículo, una guía práctica y fácil, aunque también un poco agresiva, para que pueda convertirse en un as a la hora de enviar y responder correos electrónicos profesionales.
Contenido
Aclare a quién va dirigido
Al principio del correo electrónico, ponga el nombre a quien va referido, con un cordial saludo.
Deje una línea de espacio y luego comience a redactar.
Si el receptor es más de una persona, utilice el plural, pero sin perder la cordialidad. Por ejemplo: “Buenos días a todos”.
No copie a todo el mundo
Subir a alguien que no está interesado en el tema a tratar a un correo electrónico es sumamente molesto para esa persona.
Evite copiar a superiores, especialmente directores, gerentes y dueños, en los mensajes que no hagan falta.
Esas personas tienen muchas tareas y responsabilidades como para estar mirando constantemente todo lo que usted está comunicando.
No es un mensaje de texto
Si bien un correo electrónico no es una carta de papel, tampoco es un chat o un mensaje de texto. Escriba las palabras completas y no las abrevie. No reemplace la “q” con una “k”.
Escriba sin faltas de ortografía.
Lo que se puede resumir en: utilice los signos de puntuación de forma correcta, ponga las tildes en las letras que corresponde, abra y cierre los signos de interrogación y exclamación.
Si no sabe hacer todo lo descrito arriba, puede tomar un curso de redacción… O volver a la escuela primaria.
Responda lo que le preguntan
Cuando se responde un correo electrónico, especialmente si es largo, no hay que olvidar responder a cada pregunta u observación que le hayan hecho.
Es muy común, lamentablemente, la cantidad de gente que contesta sin responder absolutamente nada. Parece que no hubieran leído el contenido original. O peor, que no les haya interesado.
Si es necesario, responda entre líneas
Si el correo electrónico que recibió es muy largo, entonces conviene citarlo, dividirlo en partes y responder cada parte entre líneas.
Recuerde que se pueden usar colores para diferenciar mejor el texto original de la respuesta que se incluye.
Sea conciso. Vaya al grano.
No escriba veinte párrafos para explicar algo que se puede resumir en dos. Nadie quiere leer de más.
Recuerde que lo que usted necesita es comunicar algo. Trate de hacerlo eliminando todo aquello que no sea necesario.
Evite la ambigüedad
Si tiene que decir algo que puede contrariar a alguien, dígalo de forma clara. No intente camuflar el problema porque puede malinterpretarse.
En otras palabras, si tiene que decir que no, diga que no. No deje abierta la posibilidad de que se interprete de otra manera.
Agradezca, salude cordialmente y firme
Al final, si está pidiendo algo, ya sea una respuesta o un favor, recuerde agradecerle al receptor.
Luego, salude cordialmente e incluya su nombre completo.
Y eso es todo.
Si le parece que estoy omitiendo algún tip, le invito a dejar un comentario donde lo aclare. Lo único que le pido a cambio (como excepción para este blog que es informal) que en este caso, utilice el usted en vez del tú o del vos (si es del Río de la Plata).
Agradezco mucho su atención.