Cómo evitar que una reunión se haga eterna

No debe haber nada más irritante en el ámbito laboral que una reunión que debiera durar veinte minutos se extienda a varias horas. En este artículo te voy a contar algunas de las acciones que llevo a cabo para evitarlo. No siempre funcionan, puesto que no siempre todo depende de mí, pero creo que pueden servirte de ayuda.

Este artículo te será de utilidad si trabajás como freelancer o si trabajás en una empresa donde regularmente se convocan reuniones.

¿Por qué ocurre que las reuniones se exceden del tiempo establecido?

Hay muchos motivos. Desde la mala organización de la reunión, la falta de materiales y otros problemas técnicos a el hartazgo que tienen algunas personas con sus trabajos.

Sí, he sido testigo de reuniones que no se terminaban simplemente porque algunos de los presentes no querían continuar con la jornada laboral. ¿Qué hacían entonces? Estiraban intencionalmente la reunión para que se haga la hora de salida.

En fin, motivos hay muchos, pero no me quiero meter en eso. La idea aquí es presentarte algunos tips para que tengas en cuenta.

Cómo hacer para que una reunión no se haga eterna

1. Convocar solamente a los interesados

No hace falta sumar gente de forma innecesaria a las reuniones. Por cada asistente hay que pensar si es necesario que esté allí. Si no, se lo deja afuera de la reunión.

Si es necesario que alguien esté al tanto de lo que se trata la reunión pero no necesita participar, entonces alcanza con explicarle luego o enviarle una minuta de reunión.

Esto, claro, solo lo podrás hacer si te toca a vos convocar a la reunión. Si no es así, quizás igualmente puedas sugerir o presionar para dejar afuera a los que no tienen que estar.

2. Objetivo claro para la reunión

Las reuniones que más se exceden son las que nadie tiene en claro para qué fueron convocadas. Esto quiere decir que el objetivo de la reunión tiene que saberse de antemano y cualquier persona que asista la tiene que tener presente.

La existencia del objetivo de la reunión permite que cuando este se cumple, automáticamente la reunión se termine.

3. Poner topes de tiempo

El concepto de timeboxing se puede aplicar a las reuniones y es una gran idea. Se estipula un tiempo de duración máxima de la reunión y si este se excede, no importa, la reunión se termina igual.

Quizás la próxima reunión tenga que tener mayor duración, pero esta reunión puntual finalizó. Si un tema no se trató, lamentablemente queda afuera.

Con el tiempo, los asistentes aprenderán que el tiempo de las reuniones es valioso y que hay que aprovecharlo al máximo.

4. Asignar un responsable

Quien convoca a la reunión debería ser el responsable de manejarla. Esto quiere decir que tiene que establecer el objetivo, proponer los temas a discutir e ir distribuyendo el tiempo.

Si alguien comienza a divagar hablando de sus próximas vacaciones o comienza a proponer ideas alocadas que no tienen nada que ver con lo que se está discutiendo, entonces el responsable debe encauzar la reunión de inmediato.

El responsable es también el que cierra la reunión haciendo un repaso general, subrayando las acciones siguientes y los responsables. Por último y más importante, es el que decide cuando termina la reunión.

5. Conseguir los materiales necesarios antes

La reunión hay que prepararla y se deben tener todos los elementos. Si se necesita un proyector, cables de conexión, o archivos puntuales, estos tienen que ser probados antes de la reunión y no durante. Porque justamente lo que suele pasar es que esas cosas fallan a último momento.

Las reuniones eternas se pueden terminar

Espero que estos tips te ayuden a cerrar esas reuniones que se exceden demasiado. Lamentablemente a veces es necesario tener autoridad para poder manejar las reuniones. Cuando uno recién comienza esto aún está lejos. Pero, si ya contás con algo de experiencia y poder, entonces tenés la posibilidad en tus manos.