En este artículo te quiero contar algunos de los errores que solía cometer al elaborar un presupuesto en mis inicios como trabajador independiente.
Había pensado inicialmente escribir sobre los errores que todos cometen, pero como es subjetivo, prefiero contarte cuáles fueron los que yo cometí. Estoy seguro que te serán de ayuda para que no caigas en ellos.
Este artículo es, en parte, una continuación de las dos entradas en las que te cuento cómo elaborar un presupuesto. Te recomiendo que las leas:
- Cómo crear presupuestos fixed price para desarrollo.
- Cómo presupuestar proyectos de mantenimiento para desarrollo.
Ahora, sí, comenzaré a contarte sobre mis errores y cómo los fui solucionando.
Contenido
1. No aclarar qué incluye el proyecto y qué no
Este fue durante varios años uno de los errores que más cometí. A pesar de que me pasaba seguido, era como que no podía asimilarlo para no volver a cometerlo. Cada vez que el hecho de no haber agregado esta sección a la propuesta comercial me afectaba, sentía la voz del ya meme de Los Simpsons: «Usted no aprende, ¿verdad?».
Incluir una sección donde se aclare de forma explícita qué se incluye y que no es clave. Especialmente aclarando lo que NO se incluye. No es necesario explayarse demasiado. Alcanza con hacer una lista de ítems uno debajo del otro.
En el caso del desarrollo web se pueden agregar ítems como carga de datos, diseño, alojamiento web y migraciones.
¿Cómo solucioné este problema? Comencé a usar plantillas para no olvidarme de ninguna sección a la hora de elaborar un presupuesto.
2. No contemplar desvíos, riesgos y cambios
Siempre que planteaba un proyecto no pensaba demasiado en todo lo que podía ocurrir en el medio, desde que se da el kick off, si hablamos en términos de scrum, hasta que el proyecto se cierra.
Lo cierto es que en el medio ocurre de todo y hasta el proyecto más pequeño se hace una bola de nieve que suele ser difícil de cerrar. Naturalmente, los tiempos se estiran para cubrir todas las contingencias y, el proyecto que tenía que durar 3 semanas, se hace de 3 meses.
Entre los problemas que pueden surgir aparecen inconvenientes técnicos, de compatibilidad de tecnologías, de integración, de cambios sugeridos por el cliente, o incluso de marcha atrás con las bases del proyecto. En síntesis… ¡puede ocurrir de todo!
Para prevenir este problema se suele implementar una regla que es incrementar el presupuesto en un 25%. En los artículos que te mencioné al principio, hablo de este tema en particular y menciono que para mí es un poco excesivo ese número y que generalmente lo manejo en torno al 15%.
Hasta la fecha, desde que lo implementé, jamás me pasó de haber presupuestado de más, si lo comparo con cómo se dio el proyecto después. Es más, me ha pasado de haberme quedado corto. Lo que me hace pensar que ese 25% tiene bastante sentido.
3. No contemplar horas de mantenimiento posteriores
La confianza en mis habilidades me han llevado a creer que puedo instalar un sistema y esperar que funcione de forma perfecta para cobrar lo que me corresponde y seguir con otro proyecto nuevo.
Sin embargo eso no ocurre nunca. Hasta el más sencillo de los sistemas o incluso páginas webs básicas requieren algunos ajustes posteriores.
Por eso es necesario agregar algunas horas de mantenimiento al presupuesto. Según el volumen del proyecto, serán más o menos, pero siempre tiene que haber al menos dos o tres.
También descubrí que es bueno aclarar este punto al cliente, explicándole que hay cierta cantidad de horas de mantenimiento y que luego, o bien se presupuesta un nuevo módulo o proyecto, o bien se cobran las horas aparte.
4. No contemplar la inflación
Este punto aplica solamente a países donde hay niveles de inflación alto, como es en Argentina. Era habitual que me pasara que presupuestara pensando que me iban a ir pagando mientras hacía el proyecto o al término del mismo.
Sin embargo, en la práctica no se daba así. Algunos pagos tardaban hasta dos o tres meses en llegar.
Te diría que la solución es no trabajar para el mercado interno y apuntar a la exportación al exterior y la generación de ingresos pasivos. Sin embargo, eso durante un tiempo no estuvo a mi alcance, así que la única solución fue estimar cuándo iba a poder cobrar y recargar el precio final con la inflación promedio mensual del año en curso.
5. No usar herramientas profesionales para crear las propuestas comerciales
A veces me agarro la cabeza pensando en todas las propuestas comerciales que envié y que estaban hechas con las herramientas de Google Drive. Y cuando pienso en que algunas de esos clientes eran empresas multinacionales, un leve escalofrío recorre mi cuerpo.
Esas propuestas hechas con Google Drive no estaban mal de por sí, pero se podían haber hecho mucho mejor.
La presentación de una propuesta comercial dice mucho de uno como profesional. Dedicarle un poco de tiempo e incluso invertir algo de dinero para crear documentos de calidad es importante.
Actualmente uso Visme para generar las propuestas comerciales y descargarlas en formato PDF, incluso de alta calidad, en caso de tener que mandarlas a imprimir. Te cuento más sobre esta herramienta en el artículo sobre crear propuestas comerciales profesionales.
Lo importante de este punto es que busques alguna herramienta que te permita generar propuestas profesionales o que le pidas a un diseñador que te arme una plantilla a tu medida.
No subestimes este tema, te puede conseguir tu próximo proyecto.
Concluyendo
En este artículo te he contado cuáles eran mis errores más comunes a la hora de elaborar un presupuesto. Si has cometido errores también, podés dejar un comentario al final del artículo.
Entre todos, podemos crear una base de conocimientos para equivocarnos lo menos posible.
Fuente foto:
Data illustrations by Storyset